Segregator pozwala stworzyć przejrzyste i użyteczne archiwum dokumentów oraz skrypt lub swoisty przewodnik po przedmiocie, z którego studenci uczą się na zajęcia. Segregatory zapobiegają zgubieniu dokumentów i innych materiałów, których przechowywanie luzem jest niepraktyczne i niewskazane. Te biurowe przybory uchronią ważne kartki przed zniszczeniem.
Segregator A4 może służyć również jako uporządkowana i bardzo praktyczna kartoteka, którą łatwo się przeszukuje i odnajduje pożądane materiały.
Każdy segregator posiada mechanizm spinający:
Istnieją różne modele segregatorów. Generalnie można je podzielić na te posiadające zamek ringowy i dźwignię. Zamek ringowy w zależności od formatu segregatora może mieć dwie, trzy albo cztery dziurki.
Grubość segregatorów waha się od 25 do 95 mm. Na grzbiet pudła można nakleić pasek informacyjny (tak jak w segregatorach ekonomicznych) albo wsunąć do kieszeni z etykietą wymienną (posiadają ją lepszej jakości segregatory). Niektóre segregatory mają na grzbiecie otwór ułatwiający chwyt i wyciągnięcie pudła z półki.
Okładka segregatora wykonywana jest z twardej tektury i okleiny. W lepszych modelach używa się płyty polipropylenowej (priplacku), czyli półprzezroczystego materiału o grubości 0,8-1,2 mm. Powierzchnia okładki może być dodatkowo polakierowana lakierem UV.